Auswahl ERP - Unabhängige Vermittlung des passenden Systems

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Hier finden Sie herstellerunabhängige Hilfen und Checklisten für die Auswahl eines ERP-Systems.

Diese Seite richtet sich an linienverantwortliche Entscheider in Unternehmen, die entweder ein vorhandenes EnterpriseResourcePlanning (ERP)-System ablösen wollen oder sich erstmalig mit der Einführung eines solchen Systems befassen.

Wenn Sie nicht viel lesen wollen, können Sie auch gleich das ERP-Anbieterverzeichnis durchforsten oder die für Ihr Unternehmen wesentlichen Auswahlkriterien eingeben. Im Verzeichnis sind auf bestimmte Branchen oder Schnittstellen spezialisierte ERP-Anbieter aufgeführt. Statt starrer Auswahlmasken können Unternehmen auch individuelle Besonderheiten und Anmerkungen eingeben, die bei den Vorschlägen berücksichtigt werden.

Betrieben wird die Seite von der Sustenum GmbH, die nicht in der IT-Beratung tätig ist, sondern sich
über ein eigenes Portal namens SeniorProfis dem Wissensmanagement und Erfahrungstransfer verschrieben hat. Die Finanzierung der vorliegenden Seite erfolgt ausschließlich durch eine Vermittlungsdienstleistung: ERP-Anbieter, deren ERP-System zu einer Unternehmensanfrage passt, entrichten ein festes und einheitliches Vermittlungsentgelt (Festpreis, kein prozentualer Zuschlag auf Lizenzkosten o.ä.). Sustenum ist zu 100% inhabergeführt, die Unabhängigkeit ist damit für Sie gewährleistet. Nähere Details zu meinem Werdegang als angesteller Geschäftsführer, Berater und Revisor erhalten Sie auch über einen Besuch bei  Xing / SeniorProfis.


Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen!

Robert Murmann


Thematische Einführung ERP-Auswahl
Zum Einstieg in dieses komplexe Thema nutze ich einen früheren Artikel von mir bei unternehmer.de, der immer noch Gültigkeit besitzt, aber vor dem Hintergrund der auch in diesem Bereich stärker anzutreffenden Cloud-Lösungen, nachfolgend aktualisiert wurde:

Die Einführung oder Aktualisierung eines Enterprise Ressource Planning (ERP)-Systems im Unternehmen kann die Wettbewerbsfähigkeit beeinflussen: Positiv, wenn die Einführung wie geplant hinsichtlich Funktionalität und Budget gelingt. Negativ bis verheerend, wenn Mitarbeiter und Geschäftspartner Leidtragende einer misslungenen Einführung werden. Wie so oft im Projektmanagement, entscheidet auch hier die Qualität der Entscheidungsfindung und Planung über Erfolg oder Misserfolg des Projekts.

Das ERP-System: Von der Stange oder Maßanzug, kostenlos oder kostenpflichtig, Kauf oder Miete, eigene Server oder Cloud?
Alles ist möglich, entscheidend ist, was für das jeweilige Unternehmen sinnvoll ist.

Stange oder Maßanzug - das Customizing
Bei der Einführung einer ERP-Software steht immer die Frage im Raum, ob die Unternehmensprozesse an die Software oder die Software an die Unternehmensprozesse anzupassen sind. Letzteres wird auch "customizing" genannt und kann sowohl durch hauseigene Programmierer erfolgen (z.B. bei Open Source Lösungen) oder durch den Hersteller des ERP-Systems (z.B. bei Standardsoftware). Der Nachteil einer cloudbasierter Standardsoftware kann darin bestehen, dass nur sehr beschränkt -oder gar nicht- eine Anpassung von Funktionalitäten ("customizing") des ERP-Systems an die Prozesse des Unternehmens möglich ist. Dies ist insbesondere bei komplexen Unternehmensprozessen, welche nicht an die Software angepasst werden können, problematisch.

Kostenpflichtig oder kostenlos - Standardsoftware und Freeware
Es gibt kostenpflichtige Standardsoftware aber auch kostenfreie Open Source Software ("Freeware"), jeweils mit oder ohne cloud-Ausprägung. Bei Open Source Software liegt der Quell-/Programmiercode offen, Anwender mit entsprechenden Programmierkenntnissen können Anpassungen an Funktionalitäten erstellen und über Internetportale für alle anderen Anwender zur Verfügung stellen. Die Onlineenzyklopädie Wikipedia führt unter dem Begriff “Freies Unternehmens-Informationssystem” zwischenzeitlich noch 14 (in 08/2011: 16) verschiedene Open Source ERP-Systeme auf.
Der Vorteil dieser Systeme liegt in den geringen Anschaffungskosten (keine Lizenzkosten) sowie einer hohen Anpassungsfähigkeit (Programmierkenntnisse vorausgesetzt). Der Nachteil liegt in einer nicht gesicherten Zukunftsfähigkeit für das jeweils eigene ERP-System im Unternehmen, da ein professionelles Release-Management und Wartung bei Open Source nicht garantiert ist. Verlässt beispielsweise der / die unternehmenseigene ProgrammiererIn nach einigen Jahren das Unternehmen, kann unter Umständen keine weitere Person mehr das System pflegen.

Kauf oder Miete - Software as a Service ("SaaS")
Unabhängig von einem etwaigen Lizenzmechanismus über Kauf gibt es außerdem noch Software as a Service (SaaS) die häufig über modulare Cloud-Dienste angeboten werden. Die Vorteile ggü. einem klassischen Lizenzmechanismus z.B. Kauf einer Vollizenz pro User liegen einerseits in der höheren Flexibilität, da Softwarefunktionen (z.B. Vertriebs- oder Einkaufsfunktionen) nach Bedarf gemietet und somit zu- und abgeschaltet werden können, andererseits in den flexiblen Laufzeiten (z.B. kurzfristige Kündigung zum Monatsende).

Eigene Server oder Cloud
In den 90er Jahren war es üblich, dass ERP-Systeme (z.B. SAP R/2) auf eigenen Servern, betreut durch einen eigenen Administrator, "inhouse" liefen. Danach erfolgte ein verstärktes Outsourcing auf Rechenzentren, bei denen eindeutige Server (dezidierter Server) angemietet wurden ("Hosting").    
Ähnlich dem hosting werden bei Cloud-Diensten ebenfalls keine eigenen Server mehr benötigt, es gibt aber auch keinen eindeutigen Server mehr, sondern die ERP-Anwendung und Unternehmensdaten sind auf einer virtualisierten Hardwarelandschaft / Cloud angesiedelt. Dies kann Vorteile hinsichtlich Investitionskosten, aber auch bei der Datensicherung mit sich bringen.

Bei den auf dieser Seite vorgestellten ERP-Lösungen aus der Cloud handelt es sich in der Regel um Standardsoftware:
Der Vorteil einer Standardsoftware liegt in der laufenden Weiterentwicklung durch den Softwarehersteller und einem strukturierten Release-Management, was Ihr Unternehmen davor bewahren sollte, den technischen Anschluss zu verlieren. Zur Vermeidung einer personenbezogenen Abhängigkeit sowie Gewährleistungs- und Haftungsfragen zur eingesetzten Software, neigen viele Unternehmen zum Einsatz von Standardsoftware. Auch diese muss in der Regel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden, sofern nicht über bestehende Best Praxis- bzw. Branchenmodelle des ERP-Anbieters alle Ihre Prozesse ohne Anpassungen abgebildet werden können bzw. die Prozesse Ihres Unternehmens bereits gut zu der Logik des Prozessmodells des ERP-Anbieters passen.

Egal, ob Standardsoftware oder Freeware, ob Cloud oder eigene Server, die nachfolgenden Fragen sollten im Vorfeld der Auswahl eines ERP-Systems beantwortet sein:

  • Welches Budget für Lizenzen, Implementierung und internen Projektkosten steht zur Verfügung?

  • Wie hoch ist die heutige EDV-Erfahrung der Mitarbeiter, welchen zusätzlichen Zeitaufwand bei der Einführung eines Systems kann von welchen Abteilungen und Mitarbeitern abverlangt werden?

  • Wie ausgeprägt und aktuell ist der Dokumentationsstand der Prozesse im Unternehmen?

  • Heutiger Stand der EDV-Landschaft, ist in Teilbereichen (z.B. Buchhaltung) bereits Standardsoftware (z.B. Datev) im Einsatz? (Kosten Schnittstellenprogrammierung)

  • Heutiger Stand Ihrer Hardware (falls keine Cloud Lösung gewünscht)?

  • Welche Teilprozesse/Transaktionen sind im Sinne eines durchgängigen ERP-Systems anzubinden (z.B. auch „Angebotswesen“ oder „Zeiterfassung Personal“)?  

  • Sollen mittelfristig weitere Organisationseinheiten/Standorte angebunden werden (Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit)?
  • Besteht die Möglichkeit, dass für Ihr Unternehmen bereits ein Best Practice-/Branchenmodell von einem Softwarehersteller existiert?


Unabhängig vom zum Einsatz kommenden System, ist in jedem Fall eine detaillierte Ist-Aufnahme bzw. Aktualisierung der Dokumentation Ihrer heutigen Prozesse ratsam.

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